Procedura per l’invio e la gestione delle segnalazioni

FINALITÀ DELLA PROCEDURA

Con la presente procedura, NUOVA IDROPRESS SPA (di seguito “Società”) intende disciplinare le modalità di effettuazione e gestione delle Segnalazioni, provenienti dai soggetti di cui all’art. 3, commi 3 e 4, del D. Lgs. 24/2023, anche in forma anonima, riguardanti presunte irregolarità, illeciti e/o comportamenti omissivi che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società e di cui si sia venuti a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro, ossia a causa o in occasione dello stesso, come nel seguito meglio specificato.

Più in dettaglio, obiettivo della presente procedura è, da un lato, quello di descrivere e regolamentare il processo di segnalazione di presunte irregolarità, illeciti e/o comportamenti omissivi, fornendo al Segnalante chiare indicazioni operative circa l’oggetto, i contenuti, i destinatari e le modalità di trasmissione delle Segnalazioni, nonché riguardo alle forme di tutela predisposte dalla Società in conformità alle disposizioni normative; dall’altro, quello di disciplinare le modalità di accertamento della validità e fondatezza delle Segnalazioni al fine di intraprendere, se del caso, le opportune azioni correttive e disciplinari.

DEFINIZIONI

Ai fini di cui alla presente Procedura i termini di seguito indicati hanno il seguente significato:
a) Società: NUOVA IDROPRESS SPA.;
b) Segnalazione: si intende la comunicazione scritta, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione dedicato che garantisce, tramite strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione;
c) Violazioni: si intendono i comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società e che consistono in:
(i) condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei Modelli di Organizzazione e Gestione e del Codice Etico;
(ii) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nell’Allegato al D. Lgs. 24/2023 ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione Europea indicati nell’Allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell’Allegato al D. Lgs. 24/2023, relativi ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
(iii) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’art. 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
(iv) atti od omissioni riguardanti il mercato interno di cui all’art. 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse a atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società; (v) atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione indicati nei punti (ii), (iii) e (iv).
d) Segnalante: si intende la persona fisica che può effettuare la Segnalazione di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo, ossia:
(i) lavoratore subordinato della Società, ivi compresi il lavoratore occasionale, intermittente, somministrato, in apprendistato, con rapporto di lavoro accessorio;
(ii) lavoratore autonomo e il titolare di un rapporto di collaborazione che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società, ivi inclusi i contratti d’opera;
(iii) lavoratore o collaboratore che svolge la propria attività lavorativa presso la Società che fornisce beni o servizi o che realizza opere in favore di terzi;
(iv) libero professionista e consulente che prestano la propria attività presso la Società;
(v) volontario e tirocinante, retribuito e non retribuito, che prestano la propria attività presso la Società;
(vi) azionista e persona con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, della Società.
(vii) per i soggetti sopra indicati anche quando i rapporti giuridici non siano ancora iniziati (se le informazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali), durante il periodo di prova o successivamente allo scioglimento del rapporto di lavoro o altro rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso dello stesso.
e) Persona coinvolta: si intende la persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione come persona alla quale la Violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella Violazione segnalata;
f) Contesto lavorativo: si intendono le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell’ambito dei rapporti giuridici tra il Segnalante e la Società, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di Segnalazione;
g) Incaricati alla Gestione delle Segnalazioni: si intende il soggetto incaricato di ricevere le Segnalazioni e di svolgere le attività di verifica e di gestione dei fatti segnalati, come meglio specificato all’interno della presente procedura.

LE SEGNALAZIONI

Oggetto e contenuti della Segnalazione
Le Segnalazioni devono avere ad oggetto Violazioni di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del Contesto lavorativo.
Sono in particolare ritenute rilevanti ai fini della Segnalazione le seguenti Violazioni:
1. condotte illecite rilevanti ai sensi e per gli effetti del D. Lgs. n. 231/2001;
2. illeciti commessi in violazione della normativa dell’Unione Europea, relativa a specifici settori, indicata nell’Allegato al D. Lgs. 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione;
3. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea, come individuati nei Regolamenti, Direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’Unione Europea (ad esempio frodi, corruzione e qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione);
4. atti od omissioni riguardanti il mercato interno che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali, comprese le violazioni delle norme in materia di concorrenza, di aiuti di Stato e di imposte sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposte sulle società;
5. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea indicati nei punti precedenti 3, 4, e 5 (ad esempio, le pratiche abusive quali l’adozione di prezzi abusivi, sconti target, vendite abbinate).

Non possono essere oggetto di Segnalazioni i seguenti comportamenti:

le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate (ad esempio le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro e fasi precontenziose, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra il Segnalante e un altro lavoratore o con i superiori gerarchici, segnalazioni relative a trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di lesioni dell’interesse pubblico o dell’integrità della Società);

le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’Allegato al D. Lgs. 24/2023 ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’Allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’Allegato al D. Lgs. 24/2023; il Decreto, infatti, non trova applicazione alle segnalazioni di violazione disciplinate nelle direttive e nei regolamenti dell’Unione Europea e nelle disposizioni attuative dell’ordinamento italiano che già garantiscono apposite procedure di segnalazione;

le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difeso di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.

Il Segnalante deve fornire tutti gli elementi utili affinché il gestore della Segnalazione possa procedere alle dovute e appropriate verifiche e accertamenti sui fatti sottoposti alla sua attenzione, a riscontro della fondatezza della Segnalazione.

Le Segnalazioni, pertanto, devono:

essere sufficientemente chiare e circostanziate;
essere fondate su elementi precisi e concordanti;
riguardare fatti riscontrabili e conosciuti direttamente da chi segnala;
consentire un’adeguata attività di verifica sulla fondatezza della Segnalazione, fornendo a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, le seguenti informazioni unitamente all’eventuale documentazione a supporto:

– descrizione chiara e completa del comportamento, anche omissivo, oggetto di Segnalazione; – circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi e le relative condotte; – generalità o altri elementi che consentano di indentificare i soggetti coinvolti, le strutture aziendali o le unità organizzative coinvolte;

– eventuali soggetti terzi coinvolti o potenzialmente danneggiati;

– eventuale documentazione che confermi la fondatezza dei fatti segnalati;

– ogni altra informazione o prova che possa costituire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Le Segnalazioni non possono riguardare meri sospetti o voci, né rimostranze, richieste, rivendicazioni, doglianze o istanze di carattere personale del Segnalante. La Segnalazione deve essere effettuata secondo buona fede e non deve riportare informazioni calunniose e/o diffamatorie.

Le Segnalazioni calunniose e/o diffamatorie possono dare luogo a responsabilità civile e/o penale a carico del Segnalante e all’applicazione di sanzioni disciplinari.

MODALITÀ DI SEGNALAZIONE

NUOVA IDROPRESS SPA ha istituito un canale di segnalazione idoneo a garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante e la corretta gestione delle relative Segnalazioni anonime.

Le Segnalazioni devono essere effettuate tramite la compilazione di uno specifico form utilizzando il Portale di Gestione delle Segnalazioni, accessibile al seguente link:

https://nuova-idropress.smartleaks.cloud

Alla segnalazione verrà assegnato un numero di pratica con il quale sarà possibile in seguito, sempre accedendo a tale link monitorare: lo stato della pratica, la relativa gestione, implementarne i contenuti.

COMPITI E RESPONSABILITÀ

La persona incaricata dalla Società al trattamento e gestione delle segnalazioni e nello svolgimento delle attività di verifica, possiede un adeguato livello di autorità, indipendenza e autonomia. Gli Incaricati alla Gestione delle Segnalazioni sono incaricati al ricevimento e alla gestione delle Segnalazioni oggetto della presente Procedura. Tali soggetti hanno inoltre accesso a tutte le informazioni e ai fatti relativi alle Segnalazioni ricevute.Gli Incaricati alla gestione delle Segnalazioni sono responsabili della verifica sulla fondatezza e della gestione della Segnalazione e agiscono, nel rispetto dei principi di imparzialità, equità, trasparenza e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna. Gli Incaricati alla Gestione delle Segnalazioni, entro il termine di sette giorni dalla data di ricezione della segnalazione, rilasceranno al Segnalante un avviso di ricevimento mediante i medesimi canali di ricezione della Segnalazione. Gli Incaricati alla gestione delle Segnalazioni potranno contattare, se noto, il Segnalante qualora ritenessero la Segnalazione eccessivamente generica ovvero corredata da documentazione non appropriata o inconferente, al fine di richiedere ulteriori elementi utili al fine di svolgere l’attività di verifica. Nel caso in cui non siano forniti ulteriori elementi o siano comunque forniti elementi ritenuti insufficienti, la Segnalazione verrà archiviata.

Nel corso delle verifiche, gli Incaricati alla Gestione delle Segnalazioni possono avvalersi del supporto delle funzioni o strutture aziendali di volta in volta competenti e, ove ritenuto opportuno, di consulenti esterni specializzati nell’ambito della Segnalazione e il cui coinvolgimento è funzionale all’accertamento della Segnalazione. A tali soggetti sarà inoltrato solo il contenuto della segnalazione. Laddove sia necessario per lo svolgimento delle indagini, l’identità del Segnalante potrà essere rilevata ai soggetti terzi coinvolti nelle indagini soltanto con il consenso espresso fornito da parte dello stesso Segnalante (ex art. 12, comma 2, D. Lgs. 24/2023). In questo caso, sui soggetti coinvolti gravano i medesimi doveri di comportamento volti ad assicurare la riservatezza del Segnalante.

Sulla base degli elementi informativi forniti, gli Incaricati alla Gestione delle Segnalazioni valutano:

se procedere con l’archiviazione della Segnalazione per manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti ovvero per accertato contenuto generico della Segnalazione tale da non consentire la comprensione dei fatti ovvero perché la Segnalazione è corredata da documentazione non appropriata o inconferente;
se avviare un’attività di audit ovvero di fraud investigation;
se sia necessario coinvolgere l’Autorità Giudiziaria;
se sia necessario coinvolgere organi amministrativi o autorità indipendenti investite di funzioni di vigilanza e controllo

In ogni caso, nell’ipotesi di fondatezza della Segnalazione gli Incaricati alla gestione delle segnalazioni devono rivolgersi agli organi preposti interni e/o agli enti/istituzioni esterne eventualmente competenti, al fine che questi adottino gli eventuali provvedimenti di rispettiva competenza. Non spetta agli Incaricati alla Gestione della Segnalazione accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dalla Società oggetto di segnalazione, a pena di sconfinare nelle competenze dei soggetti a ciò preposti all’interno della Società ovvero della magistratura o di altre Autorità pubbliche.

RISERVATEZZA

La documentazione inerente a ogni Segnalazione ricevuta (ossia tutte le informazioni e i documenti di supporto da cui possa evincersi l’identità del Segnalante o di altri soggetti citati nella Segnalazione) è conservata, nel rispetto dei requisiti di riservatezza, per il tempo necessario per lo svolgimento delle attività di gestione delle Segnalazioni ricevute e, in ogni caso, non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione. Pertanto, fermi restando i diritti riconoscibili in capo al Segnalante ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 e del D. Lgs. 24/2023, la Segnalazione non può essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di eventuali richiedenti.

L’ identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso dello stesso Segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli artt. 29 e 32, par. 4, del Regolamento (UE) 2016/679 e dell’art. 2-quaterdecies del Codice in materia di protezione dei dati personali di cui al D. Lgs. n. 196/2013, e in conformità alle procedure aziendali in materia di tutela dei dati personali.

La Società assicura la riservatezza anche delle informazioni relative a (i) l’identità della Persona coinvolta; (ii) al Facilitatore (sia con riferimento all’identità, che all’attività in cui l’assistenza si concretizza); (iii) a persone diverse dal segnalato, ma comunque implicate in quanto menzionate nella segnalazione (es. testimoni), fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione e nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore del Segnalante. Il segnalato non ha il diritto di essere sempre informato della segnalazione che lo riguarda; tale diritto, infatti, è garantito nell’ambito del procedimento eventualmente avviato nei suoi confronti a seguito della conclusione dell’attività di verifica e di analisi della Segnalazione e nel caso in cui tale procedimento sia fondato in tutto o in parte sulla Segnalazione.

ENTRATA IN VIGORE

La presente procedura entra in vigore a partire dal 01/12/2023.